Gestione del magazzino

Il magazzino

Definizione e tipologie

Generalmente un magazzino viene definito in base a una o più caratteristiche, ad esempio in base alla tipologia di prodotto (beni deperibili, ricambi, generici…), all’edificio (capannone, seminterrato, cella frigorifera…), al flusso e alla permanenza dei materiali (magazzino intermedio, deposito, hub distributivo), alla posizione geografica (hub centrale, regionale o di transito) e al grado di automazione (manuale, semi-automatico, automatico).

In ogni caso, si tratta sempre e comunque di una struttura logistica attraverso cui un’azienda è in grado di ricevere, conservare e distribuire le merci. Attraverso il magazzino vengono infatti gestiti i flussi di merce in entrata (articoli ricevuti dai fornitori o dai centri di produzione) e quelli in uscita (referenze inviate alla produzione o alla vendita).

Il magazzino non è quindi un deposito merci, ma una struttura in cui attrezzature di stoccaggio e movimentazione, risorse umane specializzate e apparati gestionali e logistici concorrono congiuntamente nel coordinare i flussi di entrata e di uscita dei prodotti.

Ogni tipologia di business avrà comunque uno o più magazzini in base alle proprie esigenze e ai propri obiettivi. Si distinguono due principali categorie di magazzini:

Magazzino in conto proprio
È il tipico magazzino interno all’azienda in cui sono raccolte materie prime in arrivo e dove vengono sistemati i prodotti in attesa di essere spediti o di completare la lavorazione. A ogni articolo presente è solitamente associato un codice articolo con descrizione, quantità e informazioni sull’area del magazzino in cui si trova.

Magazzino in conto terzi
È un magazzino di proprietà e in gestione a operatori specializzati esterni all’azienda che in genere si incaricano anche della spedizione e del trasporto merce.

Consigli per la gestione della logistica e del magazzino

Organizzare la logistica, a prescindere dalle dimensioni dell’azienda, è un’attività estremamente complessa. Bisogna ricordare che all’interno dei magazzini avvengono diverse attività che dovrebbero essere monitorate quasi in tempo reale:

• catalogazione e gestione delle merci in entrata e in uscita
• movimentazione delle merci
• tracciabilità

Sbagliare è facile! Basta una svista in una delle 3 fasi precedenti per provocare danni anche gravi. Ad esempio, un errore anche piccolo nell’inventario può provocare l’esaurimento anticipato e non gestito della merce, con conseguenze che si riflettono sull’intera organizzazione aziendale.

Fatte queste premesse è evidente la necessità di gestire il magazzino in maniera “automatica”, digitale, attraverso l’introduzione di software gestionali condivisi che evitano il verificarsi di errori e garantiscono di dimezzare i tempi e di velocizzare il riassortimento delle merci e i flussi di comunicazione interni ed esterni all’azienda.

Quali sono gli elementi chiave per una corretta impostazione di un magazzino? Vediamoli di seguito:

Classificazione dei prodotti
È fondamentale avere sempre sotto controllo la natura e le tipologie dei prodotti che vengono stoccati nel magazzino, associandone, ove possibile, degli indicatori chiave, come, ad esempio:

• ciclo di riordino
• deperibilità
• quantitativi medi venduti
• quantitativi medi depositati
• peso
• dimensioni

Solo tenendo in considerazione queste (e molte altre) variabili è possibile stabilire quante scorte immagazzinare.

Costi di mantenimento scorte
Le scorte sono tra gli elementi più difficili da gestire. Quando ce ne sono troppe si verifica il rischio di un aumento dei costi provocati da un’eccessiva ordinazione, dal mantenimento e da possibili deterioramenti di stato. Proprio al fine di ridurre e abbattere i costi superflui è necessario elaborare delle strategie per la gestione delle eccedenze. In questo i software per la gestione del magazzino possono diventare degli ottimi alleati, dal momento che possono essere istruiti affinché segnalino situazioni anomale.

Registrazione della merce
Un magazzino efficiente rende più efficiente l’azienda stessa. La merce deve essere tracciata, da quando entra in magazzino, fino al momento della sua uscita. Per facilitare questa operazione vanno creati degli inventari, completi e a campione. Anche in questo caso i software per la gestione del magazzino ci aiutano, velocizzando i processi di data entry e rinnovo degli inventari.

Selezione dei punti di riordino
Quando è necessario effettuare il ri-ordine di una merce? Bisogna stabilire il livello di scorte a magazzino sotto il quale non bisogna scendere per evitare problemi produttivi / commerciali. Possono essere definiti punti di riordino specifici per prodotto e categoria.

Scegliere con attenzione il software gestionale
Ormai non ci sono più dubbi: gestire il magazzino è un’attività estremamente complessa. È questo il motivo per cui bisogna dotarsi di uno strumento software che davvero permetta di ridurre i tempi, snellire i processi ed evitare gli errori. In quest’ottica i software gestionali Dylog sono stati sviluppati proprio per risolvere queste specifiche esigenze aziendali, dopo anni di esperienza diretta sul campo siamo in gradi di fornire soluzioni di gestione magazzino per qualunque tipologia di azienda.

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