Archiviazione digitale documentale: efficienza, risparmio e sostenibilità per la tua impresa

I vantaggi combinati dell’archiviazione digitale documentale

Efficienza, risparmio e sostenibilità ambientale sono tre temi che riguardano diversi settori aziendali: uno tra questi è quello dell’archiviazione digitale documentale.

Ogni azienda vorrebbe infatti avere:

1. un accesso rapido ed efficiente ai documenti
2. una riduzione dei costi derivanti da toner, carta e faldoni, spazi e mobilio necessari per l’archiviazione
3. l’opportunità di contribuire in modo fattivo alla riduzione dell’impatto ambientale della propria attività

L’archiviazione documentale digitale può garantire questi vantaggi combinati migliorando l’efficienza operativa, riducendo i costi aziendali e promuovendo la sostenibilità ambientale, facendo dell’archiviazione documentale digitale una scelta vantaggiosa.

Ma cos’è un software di gestione documentale?

Il gestore documentale, conosciuto anche come sistema di gestione dei documenti (DMS, Document Management System), è un software progettato per organizzare, archiviare, recuperare e gestire in modo efficace i documenti e i dati all’interno di uno Studio professionale, di un’organizzazione aziendale o in settore/reparto di essa.

Un software di gestione documentale offre una soluzione centralizzata per la creazione, la modifica, la revisione, l’approvazione e la distribuzione di documenti all’interno dell’impresa.
I documenti importati in un gestionale documentale possono includere file di testo, fogli di calcolo, presentazioni, file audio, video, immagini e altri tipi di file digitali.

• Ricerca e recupero
  I gestori documentali offrono strumenti di ricerca avanzati per individuare rapidamente i documenti necessari in base a parole chiave, tag o altri metadati.

• Collaborazione
  Molte soluzioni software di gestione documentale permettono agli utenti di collaborare sui documenti in modo simultaneo, consentendo la condivisione, la modifica e i commenti in tempo reale.

• Sicurezza dei dati archiviati
  I software per la gestione documentale implementano solitamente misure di sicurezza per proteggere i fascicoli sensibili, tramite l’autenticazione degli utenti, la crittografia dei dati e i backup regolari.

• Automazione dei processi
  Alcuni software documentali includono funzionalità di automazione dei processi aziendali, ad esempio la creazione automatica di documenti o i flussi di lavoro per l’approvazione degli stessi.

L’obiettivo principale di un programma gestione documentale è quindi quello di migliorare l’efficienza organizzativa, consentendo una gestione più semplice e veloce dei documenti e promuovendo la condivisione e la collaborazione tra i componenti dello Studio professionale o dell’organizzazione aziendale.

Quali sono gli obblighi normativi sull’archiviazione documentale?

In Italia, gli obblighi normativi sull’archiviazione documentale sono disciplinati principalmente dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dal Decreto del Presidente della Repubblica 445/2000, che stabiliscono le regole per la validità, l’autenticità e l’integrità dei documenti informatici.

Le disposizioni normative sono comunque raccolte nelle Linee Guida AgID del 2020 e nel Dpcm 21 marzo 2013.

Alla luce delle norme, le imprese devono:
1. nominare il Responsabile della Conservazione;
2. definire il Manuale di Conservazione;
3. indicare il Titolare oggetto della Conservazione.

Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti fiscali, in particolare, l’Agenzia delle Entrate ha emesso specifiche disposizioni che richiedono il rispetto di determinati requisiti per garantire l’integrità e la conservazione dei documenti fiscali in formato digitale.
Alcuni dei principali punti da considerare includono:

a. Conservazione a norma
I documenti fiscali devono essere conservati in conformità alle disposizioni normative vigenti. L’Agenzia delle Entrate stabilisce i termini di conservazione, che possono variare a seconda dei tipi di documenti.

b. Integrità dei documenti
È necessario garantire che i documenti fiscali siano immutabili e che non possano essere modificati o alterati senza traccia. L’utilizzo di tecnologie come le firme digitali o le marche temporali può garantire l’integrità dei documenti.

c. Accessibilità e consultabilità
I documenti fiscali devono essere facilmente accessibili e consultabili durante il periodo di conservazione richiesto. È importante organizzare e archiviare i documenti in modo tale che siano facilmente recuperabili in caso di necessità o a fronte di richiesta delle autorità.

d. Sicurezza dei dati
I documenti fiscali devono essere protetti da accessi non autorizzati o perdite dati. Sono richieste misure di sicurezza adeguate, come l’adozione di protocolli di crittografia e la gestione dei controlli di accesso.

L’utilizzo di firme digitali o marche temporali può essere una pratica consigliata per garantire l’integrità dei documenti e dimostrare la loro autenticità nel tempo.
Tuttavia, la necessità di firme digitali o marche temporali può variare a seconda del tipo di documento archiviato e delle disposizioni specifiche stabilite dalle autorità competenti.

Al di là dei vantaggi economici (grazie al risparmio di tempo nella ricerca, di toner, di carta e di spazio fisico nel quale depositare i documenti) qual è l’impatto sull’ambiente?

Il software di archiviazione documentale ha un impatto positivo sull’ambiente e può contribuire alla riduzione dell’abbattimento di alberi e dello smaltimento di cartucce di toner.

Ecco aspetti e benefici di carattere ambientale da considerare:

1. Riduzione del consumo di carta
L’archiviazione digitale riduce la necessità di stampare documenti su carta. Utilizzando un gestore documentale è possibile creare, modificare, condividere e archiviare documenti in formato digitale, riducendo così il consumo di carta e l’abbattimento degli alberi necessari per la produzione delle risme.
Ciò senza dimenticare la sensibile riduzione di costi di trasporto dei materiali di consumo.

2. Risparmio energetico
L’adozione di un gestore documentale elimina la necessità di utilizzare stampanti, fotocopiatrici e scanner, che richiedono energia per il funzionamento e materiale di consumo inquinante come cartucce e toner.
Riducendo l’utilizzo di dispositivi di stampa, si contribuisce al risparmio energetico complessivo.

3. Minore produzione di rifiuti
L’archiviazione digitale riduce la generazione di rifiuti cartacei, come i documenti obsoleti, di scarti di stampa e di cartucce di toner esauste. Questo porta a una minore quantità di rifiuti da smaltire e contribuisce alla riduzione dell’impatto ambientale legato alla gestione dei rifiuti.

4. Riduzione delle emissioni di CO2
La produzione di carta comporta l’emissione di anidride carbonica (CO2) nell’atmosfera. Riducendo la richiesta di carta attraverso l’archiviazione digitale, si contribuisce a ridurre le emissioni di CO2 associate alla produzione e alla lavorazione della carta.

L’archiviazione digitale promuove una maggiore sostenibilità e un minor impatto ambientale rispetto all’archiviazione cartacea tradizionale.
È un modo per ridurre l’utilizzo di risorse naturali, diminuire l’inquinamento e contribuire alla tutela dell’ambiente.

Il document management Dylog 2DOC

Il Document Management System 2DOC è un’applicazione software progettata per gestire, organizzare e archiviare documenti e informazioni in formato digitale.

Il vantaggi di 2DOC, il software di gestione della documentazione aziendale è collegato agli ERP della linea Open Dylog e garantisce tutta una serie di vantaggi:

1. Archiviazione e organizzazione dei documenti
2DOC offre uno spazio di archiviazione centralizzato per conservare tutti i documenti digitali. I documenti possono essere organizzati in modo gerarchico, utilizzando una struttura di cartelle o categorie per facilitarne la ricerca e il recupero.

2. Ricerca avanzata
2DOC fornisce funzionalità di ricerca potenti e personalizzabili per individuare rapidamente i documenti desiderati. La ricerca può essere basata su parole chiave, frasi, metadati o altri criteri.

3. Controllo degli accessi
2DOC offre funzionalità di controllo degli accessi per garantire che solo le persone autorizzate possano accedere ai documenti sensibili. Gli amministratori possono definire ruoli e privilegi per gli utenti, limitando l’accesso e le azioni consentite per proteggere la riservatezza e la sicurezza delle informazioni.

4. Multipiattaforma
2DOC è basato sul cloud e consente per questo un accesso remoto ai documenti da diverse posizioni e dispositivi: pc, tablet e smartphone.

Un moderno gestore documentale, come 2DOC, è uno strumento essenziale per tutte le organizzazioni che desiderano migliorare l’efficienza, la sicurezza e l’accessibilità ai loro documenti e alle informazioni in essi contenuti a tutti i membri del proprio team, siano essi fisicamente presenti in azienda o siano collegati in remoto.

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