Comunicazioni cartacee dagli Amministratori ai condomini: ci pensa il sevizio Posta Ibrida
Nell’era digitale sono ancora tante le comunicazioni cartacee dall’Amministratore di condominio ai condòmini eliminabili con la Posta Ibrida
Sono ancora numerosi i documenti cartacei, lettere ed inviti che un amministratore di condominio deve inviare ai condòmini.
Operazione che costringe gli amministratori di immobili alla perdita di molte ore.
In Italia, la normativa specifica che regola le comunicazioni che un amministratore di condominio deve inviare ai condomini in formato cartaceo è principalmente disciplinata dal Codice Civile italiano (artt. 66-71) e dal Decreto del Presidente della Repubblica n. 34/2000.
Tra i documenti/atti formali che l’amministratore di immobili deve mettere a disposizione dei proprietari degli alloggi ci sono:
1. La convocazione dell’assemblea condominiale
L’art. 66 del Codice Civile stabilisce che l’amministratore deve convocare l’assemblea condominiale almeno una volta l’anno. La convocazione deve essere notificata a ciascun condomino in forma scritta, indicando l’ordine del giorno, la data, l’orario e il luogo dell’assemblea. La convocazione deve essere inviata almeno 10 giorni prima dell’assemblea.
2. Le comunicazioni riguardanti le delibere dell’assemblea
Dopo l’assemblea, l’amministratore deve inviare ai condomini una comunicazione scritta contenente il verbale dell’assemblea e tutte le delibere assunte durante la riunione.
Questa comunicazione dev’essere inviata entro 30 giorni dall’assemblea.
3. Le informazioni relative alle spese condominiali
L’art. 1130 del Codice Civile richiede che l’amministratore fornisca ai condomini una relazione annuale delle spese condominiali. Questa relazione deve essere inviata in forma scritta e deve contenere una dettagliata esposizione delle voci di spesa e delle relative quote ripartite tra i condomini.
4. Le relazioni e le comunicazioni riguardanti lavori di manutenzione o riparazione
Se sono previsti lavori di manutenzione o riparazione straordinaria all’interno del condominio, l’amministratore deve informare i condomini mediante una comunicazione scritta. La comunicazione deve contenere una descrizione dei lavori, le date previste, la durata stimata e gli eventuali disagi temporanei.
È importante notare che, nonostante l’obbligo di comunicare in forma scritta, le modalità di invio delle comunicazioni potrebbero essere diverse a seconda di quanto stabilito dalla convenzione condominiale. Alcuni condomini potrebbero preferire ricevere le comunicazioni via posta cartacea, mentre altri potrebbero accettare comunicazioni e convocazioni via e-mail o attraverso mezzi digitali.
La spedizione della corrispondenza e l’invio delle comunicazioni cartacee oltre ad essere oneroso costa anche in ordini di tempo e di organizzazione.
L’Amministratore e i collaboratori di Studio sono costretti a dedicare molto del loro tempo ad attività per la stampa, l’imbustamento e l’invio della documentazione ai condomini.
Attività che da oggi può essere demandata a terzi, senza perdere il controllo dei contenuti da inviare e mantenendo la certezza del recapito e della ricezione.
E la Posta Ibrida ha proprio questa funzione, ossia di permettere agli Amministratori di immobili di gestire le comunicazioni in maniera snella e senza significative perdite di tempo.
La Posta Ibrida è un servizio utile e che garantisce allo Studio di Amministrazione di condomini di concentrarsi sul suo business, focalizzandosi sulle proprie attività.
Il servizio di postalizzazione massiva ibrida fa risparmiare tempo oltre ad essere comodo da gestire direttamente dal software Dylog
Con il servizio di postalizzazione ibrida, la stampa, l’imbustamento e la spedizione massiva possono essere affidati a partner specializzati che si occupano di questo genere di attività, facendo risparmiare al professionista ed i suoi collaboratori tempo e denaro.
Con quest’obiettivo, Dylog ha strutturato un servizio di Posta Ibrida integrato con i propri software per la gestione dell’amministrazione dei condomini che permette di in modo semplice, rapido e sicuro di stampare e inviare:
- Convocazioni di assemblee e riunioni
- Bilanci
- Solleciti
- Altre comunicazioni ai condòmini
Ogni documento è elaborato all’interno del gestionale ed è spedito al servizio denominato di Posta Ibrida.
Servizio che è erogato da Poste Italiane e/o ad altri vettori selezionati specializzati, tra i partner più skillati e affidabili per questo genere di attività.
Il servizio non ha canone né costo di attivazione perché è stato pensato come un servizio snello a consumo: si paga solo ciò che si spedisce, anche con modalità SDD (il Sepa Direct Debit è un servizio elettronico di incasso preautorizzato, generalmente utilizzato per pagamenti), con emissione della fattura al professionista o direttamente al condominio.
Al termine di ogni spedizione, ricevi il riepilogo della distinta, il numero dei documenti inviati e l’importo totale del costo.
Non perdere tempo con la corrispondenza cartacea: scopri quanto puoi risparmiare con il servizio personalizzato di stampa, imbustamento e consegna Dylog.
Chiedici un’analisi di quanto paghi e oggi e di quanto potresti risparmiare in termini di tempo e di denaro utilizzando la Posta Ibrida per lo Studio di Amministrazione di condomini.
