La gestione dei dati personali dei condòmini da parte dell’amministratore di condominio
Norme, obblighi, strumenti per tutelare la privacy dei condòmini
Cosa prevede la legge in materia di gestione dei dati personali dei condòmini
L’amministratore di condominio, nell’esercizio del suo mandato, ha il compito e l’onere di gestire i dati individuali dei condòmini in modo trasparente, corretto e conforme alle normative sulla protezione dei dati personali.
Onere che prende origine dall’art.1130, comma 6 del Codice Civile che precisa che l’amministratore di stabile deve: “curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio”.
Nello specifico, di privacy gli amministratori di immobili se ne occupano anche a seguito dell’entrata in vigore del Decreto Legislativo nr.196/2003.
Disposizione aggiornata con la Legge 220/2012 (la denominata Riforma del Condominio) che ha definito le linee quadro dell’attività di gestione condominiale.
La disposizione di legge è stata rafforzata dal Regolamento generale UE 2016/679 sulla protezione dei dati (GDPR), entrato in vigore nel maggio 2018, che ha introdotto nuove regole e sanzioni in materia di gestione dei dati dei condomini.
Quali sono i dati personali dei condòmini trattati dall’amministratore di condominio?
I dati dei condòmini possono essere di vario tipo e riguardano le informazioni sulle generalità dei proprietari, sulle unità immobiliari oggetto di proprietà comune, sui dati contabili e fiscali del condominio, sulle spese comuni e sulle deliberazioni prese dall’assemblea condominiale.
Tali informazioni possono essere raccolte durante le assemblee condominiali, le conversazioni tra l’amministratore e i condòmini o attraverso i documenti di gestione del condominio.
Come deve gestirli l’amministratore di condominio?
L’amministratore di condominio deve adottare tutte le misure necessarie per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali dei condòmini, evitando la divulgazione non autorizzata dei dati personali a terzi. Per fare ciò, può avvalersi di una serie di strumenti e procedure.
Quali strumenti utilizzare per la tutela dei dati dei condòmini
Innanzitutto, l’amministratore di condominio deve istituire un registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari, aggiornandolo regolarmente e garantendo che i dati siano conservati in modo sicuro (sia sotto l’aspetto fisico sia sotto quello digitale con password, firewall e crittografia dei dati). Il registro di anagrafe condominiale è un documento importante in quanto consente all’amministratore di verificare la legittimazione di chi richiede informazioni sul condominio.
Chi o cosa può aiutare l’amministratore di immobili a gestire in modo corretto la privacy dei propri clienti?
L’amministratore di immobili può avvalersi di professionisti specializzati in materia di protezione dei dati dei condòmini, come ad esempio consulenti o responsabili della protezione dei dati (DPO – Data Protection Officer).
Questo genere di professionisti possono aiutare l’amministratore di stabili a comprendere e rispettare le normative sulla protezione dei dati dei singoli soggetti, fornendo consigli e suggerimenti sulle procedure e gli strumenti da utilizzare per gestire i dati personali dei condòmini in modo sicuro e conforme alla legge.
Inoltre, l’amministratore di condominio può adottare software o servizi digitali specifici, come Qui Privacy, per la gestione delle informazioni, o software per la gestione degli archivi, che consentono di organizzare e mantenere la tracciabilità delle informazioni in modo efficiente e sicuro.
Infine, l’amministratore di immobili può formare il proprio staff sull’importanza della protezione dei dati degli individui e sulle procedure da seguire per gestirli in modo corretto.
Dati dei condòmini sempre aggiornati
L’amministratore di condominio deve anche garantire che i dati personali siano accurati e aggiornati, evitando di trattare informazioni non pertinenti o superflue rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti. In caso di errori o omissioni nei dati personali, l’amministratore di condominio deve correggerli tempestivamente e informare i condòmini interessati.
I diritti dei condòmini nella gestione dei loro dati personali
Inoltre, l’amministratore d’immobili deve rispettare i diritti dei condòmini in materia di protezione dei dati personali, come il diritto di accesso, il diritto di rettifica e il diritto all’oblio (ossia il diritto alla cancellazione e all’archiviazione definitiva delle loro informazioni).
In buona sostanza, se un condòmino richiede di accedere ai propri dati personali, l’amministratore di condominio deve fornire le informazioni richieste in modo tempestivo e completo. Se invece un condòmino richiede la cancellazione dei propri dati personali, l’amministratore di condominio deve cancellare i dati entro il termine stabilito dalla legge.
In generale, l’amministratore di condominio deve garantire che i dati personali dei condòmini siano trattati in modo lecito, corretto e trasparente, rispettando le normative sulla protezione dei dati personali.
L’amministratore di condominio deve inoltre adottare tutte le misure necessarie per garantire la sicurezza della conservazione dei dati personali, evitando che cadano nelle mani di terzi non autorizzati.
In aggiunta, l’amministratore dello stabile deve avere cura di non comunicare ad altri, anche involontariamente, l’eventuale morosità del proprietario di un alloggio per non incorrere nel reato penale di diffamazione.
In conclusione ecco come l’amministratore di condominio deve gestire i dati personali dei condòmini
In conclusione, la gestione dei dati personali dei condòmini rappresenta un importante onere per l’amministratore di condominio, che deve adottare tutte le misure necessarie per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali. L’utilizzo di strumenti e procedure adeguate può aiutare l’amministratore di condominio a svolgere questo compito in modo efficace e a rispettare le normative sulla protezione dei dati personali.
In ogni caso, è importante che l’amministratore di immobili presti la massima attenzione alla gestione dei dati personali dei condòmini, in modo da rispettare i loro diritti e tutelare la loro privacy.
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Ascolta l’articolo:
Sommario
- Cosa prevede la legge in materia di gestione dei dati personali dei condòmini
- Quali sono i dati personali dei condòmini trattati dall’amministratore di condominio?
- Come deve gestirli l’amministratore di condominio?
- Quali strumenti utilizzare per la tutela dei dati dei condòmini
- Chi o cosa può aiutare l’amministratore di immobili a gestire in modo corretto la privacy dei propri clienti?
- Dati dei condòmini sempre aggiornati
- I diritti dei condòmini nella gestione dei loro dati personali
- In conclusione ecco come l’amministratore di condominio deve gestire i dati personali dei condòmini
